数据显示，无论是高层管理者，还是各个业务部门的员工，在平均每天8小时的工作时间中，有40%的时间是在与其他人员开展协同工作。小组形式的头脑风暴、大型项目的内外部协调沟通，再加上高管们随时展开的决策会议，在诸多的业务协同模式中，数据显示：员工为了有效开展会议，在设备的互联、文档的共享方面，平均要浪费6到7分钟的时间！每天都在召开不同形式的会议，可以设想6至7分钟的效率损失，会带来多大的影响。 

       高层管理者只有通过有效的沟通和协商，才能够准确的制定企业决策。企业在数字化转型的过程中，“头脑风暴”对于高层管理者而言的潜台词则是能否准确、快速的达成共识，针对市场突发事件有效制定决策。但现实是，无论是传统会议室中各类设备拥有众多纷杂的接口，同时高层管理者所使用的移动设备也是多种多样。面对这样的复杂局面，想要快速“启动”会议，并参与到会议中分享各种文档，无意给与会人员带来挑战。

       视频会议就是不可或缺的一部分了，无论是会议中的液晶屏幕、投影仪进行连接，还是设备之间的资源共享都是可以轻松实现，由于采用了这样的技术手段，会议现场各类设备的互联，再也不会成为会议成员有效协作、沟通的阻碍。会议的在“无线”模式的应用下，使得无论身处公司现场的员工，还是异地办公的人员，都可以参与会议。

 

        现代化会议系统必须达到智能化，即用智能化的设备和系统，达到优质、高效、无人职守的系统功能；应设计功能完善、技术现代化的多功能会议系统，能满足各类会议使用需要，并提高场地与设备的利用率；使会议系统其不仅自成体系，还要与本地局域网及远程网络良好对接，使其成为真正的网络化、智能化的VOD多媒体会议系统，以利于面向信息时代的网络化应用；会议系统所传达的媒体资料、使用的设备与系统应能和国际接轨，以方便中外交流；设备接口及采用制式应是国际统一标准；信息时代，人们描述世界的语言已经转变为数字化，表现信息的手段也向多媒体化发展。因而，会议交流的内容与手段也必然数字化、多媒体化；数字化系统的好处有：☆图像、文字、音频信号等品质好，性噪比高；模块化系统是近几年流行的设计思想。模块化设计可使系统功能组合灵活、扩充方便，利于个性化定制；同时，升级容易，不易浪费原始投资。