视频会议终端是会议过程中与远端通信的前端设备，主要包括音频输入输出设备、视频输入输出设备、视频编解码器、音频编解码器和复用/分接设备等…..用来将音视频数据编码、打包，然后通过网络传送给远端。并接收远端传送来的数据，进行拆包、解码，还原成对方会场的图像、语音和数据，网络与最终用户接触用以实现网络应用的设备。它可以是专用的多点交互式视频会议终端，也可以是安装了一定的音频、视频硬件和软件的普通电脑，甚至是电话等。如今，平板电脑、智能手机等移动终端通过安装专门的应用可以成为移动视频会议终端。

无纸化会议是由从传统会议的研发、施工基础上提出来的会议系统新概念，是基于移动互联网的无纸化会议交互系统。概念的提出和实施使得会议从传统的纸质为信息记录载体转化成以平板电脑、智能手机为载体的数字化、移动化的多媒体，利用智能手机的便携性，把会议从固定的会议室延伸场外的移动终端。无纸化会议系统作为智能会议系统的一个子系统，是运行在PC、平板电脑上的新一代会议系统，本系统采用全新的会议模式，将传统会议过程中的各个环节虚拟化、主体信息和承载介质数字化，将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，将频繁召开的会议全部搬上IOS、安卓平台，会议使用者在更短时间内完成多于以往的任务。

无纸化会议系统是使用现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术，通过文件的电子交换实现会议的无纸化。其特征是：文件传输网络化，文件显示电子化，文件编辑智能化，文件输入输出可控化。无纸化会议系统的一个基本特征是：会议室设有公共视频显示的大屏幕和每个席位单独控制和使用的席位显示器，选择席位显示或称异步显示时，由与会者自行操作该视频会议室系统方案智能终端，此时，该智能终端如同一台独立使用的标准计算机，每个参会者可以自主地在显示公共信号的同步显示或异步显示之间一键切换。