会议室在写字楼装修设计中，影响画面质量的一大因素，是会场四周的景物和颜色，以及桌椅的色调。一般忌用白色、黑色之类的色调，这两种颜色对人体将产生反光及夺光的不良效应。所以无论墙壁四周、桌椅均采用浅色色调较为适宜，如墙壁四周米黄色，浅绿，桌椅浅咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。对摄像背景（被摄人物背后的墙）不宜挂有山水画等景物，否则将增加摄像对象的信息量，不利于图像质量的提高。
从观看效果来看，监视器的布局常放置在相对于与会者中心的位置，距地高度大约一米，人与监视器的距离大约为屏幕的6倍高度。对小型会议室（约10人）只需采用29至34的监视器即可，或者大会议室中的某一局部区采用；大型会议室装修应以投影电视机为主，都采用背投式，可在60至100之间酌情选择，以100为例，其尺寸为：宽2150毫米、高2880毫米、深200毫米，最好置于会议室最前面正对人的地方。
2、会议室供电系统
为了保证会议室供电系统的安全可靠，以减少经电源途径带来的电气串扰，应采用三套供电系统。一套供电系统作为会议室照明用电；第二套供电系统作为整个终端设备、控制室设备的供电、并采用不中断电源系统；第三套供电系统用于空调的设备的供电。接地是电源系统中比较重要的问题。控制室或机房、会议室所需的地线，宜在控制室或机房设置的接地汇流排上引接。如果是单独设置接地体，接地电阻不应大于4欧姆，设置单独接地体有困难时，也可与其它接地系统合用接地体，接地电阻不应大于03欧姆。
3、 会议室声学要求
会议室装修设计过程中，为保证声绝源与吸声效果，室内铺有地毯、天花板、四周墙壁内都装有隔音毯、窗户应采用双层玻璃，进出门应考虑隔间隔装置。
4、会议室照度
灯光照度是写字楼装修中会议室装修的基本必要条件。摄像机均有自动彩色均衡电路，能够提供真正自然的色彩，从窗户射入的光（色温约5800）比日光灯（3500）或三基色类（约3200）偏高，如室内有这两种光源（自然及人工光源），就会产生有蓝色投影和红色阴影区域的视频图像；另一方面是召开会议的时间是随机的，上午、下午的自然光源照度与色温均不一样。因此会议室应避免采用自然光源，而采用人工光源，所有窗户都应用深色窗帘遮挡。通过施工人员专业化，装饰材料精品化，施工工艺标准化，施工设备现代化，施工管理规范化的标准的全面推广和严格控制，使工程质量始终保持一流水平。我们在使用人工光源时，要选择冷光源，诸如三色基灯效果最佳。避免使用热光源，如高照度的碘钨灯等。会议室的照度，对于摄像区，诸如人的脸部应为500，为防止脸部光线不均匀（眼部鼻子和颌下阴影）三基色灯应放置适当的位置，对于监视器及投影电视机，他们周围的照度不能高于80，否则将影响观看效果。
整个视频会议室光照度对于视觉上的体验影响非常大，一场完美的视频会议必须在光照度非常合适的视频会议室召开，只有这样视频会议系统才能发挥其真正的能力，并提升视频会议沟通的效率和氛围。
光照度，即通常所说得勒克司度（lux），是衡量拍摄环境的一个重要指标。光照度表示被摄主体表面单位面积上受到的光通量。1勒克司相当于1流明/平方米，即被摄主体每平方米的面积上，受距离一米、发光强度为1烛光的光源，垂直照射的光通量。
光照度是视频会议室的基本必要条件。摄像机均有自动彩色均衡电路，能够提供真正自然的色彩，从窗户射入的光(色温约5800K)比日光灯(3500K)或三基色灯(3200K)偏高，如视频会议室内有这两种光源(自然及人工光源)，就会产生有蓝色投射和红色阴影区域的视频图像；另一方面是召开会议的时间是随机的，上午、下午的自然光源照度与色温均不一样。因此视频会议会议室应避免采用自然光源，而采用人工光源，所有窗户都应用深色窗帘遮挡。在使用人工光源时，应选择冷光源，诸如“三基色灯”(R、G、B)效果最佳。避免使用热光源，如高照度的碘钨灯等。视频会议室的光照度，对于摄像区，诸如人的脸部应为500LUX，为防止脸部光线不均匀(眼部鼻子和全面下阴影)三基色灯应旋转适当的位置，这在视频会议电视安装时调试确定。对于监视器及投影电视机，它们周围的照度不能高于80LUX，在50～80LUX之间，否则将影响观看效果。为了确保文件、图表的字迹清晰，对文件图表区域的照度应不大于700LUX